Tips Ticketing Meningkatkan Pelanggan

Cara Untuk Meningkatkan Pelanggan

Ticketing adalah program yang dapat membantu perusahaan untuk menampung, mengelola, dan melacak permintaan pelanggan. Pelanggan seringkali memberi pertanyaan atau keluhan kepada perusahaan melalui te epon maupun sebuah pesan. Dengan aplikasi ticketing, pesan-pesan yang masuk dari berbagai macam platform sepertiWhatsApp,Te epon,Chatbot, E-mai , dan sebagainya, akan berubah menjadi sebuah tiket pe anggan.

Dengan satu platform saja, sistem ticketing ini memudahkan customer support d alam memprioritaskan pesan. Kemudian melacak dan melakukan follow-up permintaan pelanggan.Komunikasi antara tim customer support dan pelanggan untuk penanganan keluhan dapat teratasi Lebih baik dengan adanya helpdesk online di aplikasi ticketing. Aplikasi inijuga memiliki fitur Lain yaitu terintegrasi dengan Sistem CRM atau Customer Relationship Manager.Karena itulah Anda membutuhkan Aplika si Ticketing. Hanya dengan satu platform yaitu aplikasi ticketing, perusahaan dapat mengelompokkan keluhan dan pertanyaan customer d an dapat mempriorita skan tiket yang masuk. Perusahaan juga dapat menentukan cara merespon yang terbaik untuk setiap kasus yang dialami pelanggan .

Perusahaan dapat mengubah pesan-pesan masuk tersebut menjadi sebuah tiket
untuk menampung pesan dari customer. Menggunakan sebuah Sistem Ticketing dapat membantu perusahaan Anda untuk mengubah pesan menjadi sebuah tiket sehingga sistem CS Anda dapat tertata dengan rapi. Gunakan sistem helpdesk dan ticketing untuk memudahkan pekerjaan customer service.

Manfaat Menggunakan Sistem Ticketing

Banyaknya pelanggan yang membeli atau menggunakan bisnis kita tentu akan membuat volume interaksi pelanggan pada bisnis kita meningkat. Entah peningkatan komunikasi pada keluhan. maupun pertanyaan yang perusahaan terima. Untuk menangani tingginya hal tersebut , Anda sebaiknya menggunakan sistem ticketing agar tidak perlu menambah staf pelayanan. Manfaat aplikasi selain pengeluaran yang dapat diminimalisir, tentu memberikan solusi Lain bagi tim customer support.
Diantaranya adalah:

Sistem tiket dapat mengatur dan membuat katalog kasus keluhan yang berjumlah besar bagi seluruh departemen Layanan pelanggan, ini menjadi salah satu manfaat yang paling unggul yang dapat Anda rasakan. Dengan kemampuarn tersebut, staf Lebih mudah mengelola banyak kasus sekaligus. Setiap tiket diberi Labeldan dapat diprioritaskan berd.asarkan urgensinya sehinggalelbih mudah untuk menangani bermacam-macam kasus.

Adanya sistem ini sangat berguna ketika ada situasi kritis seperti saat pelanggan mengajukan sejumlah besar keluhan dan tiket Layanan mengenai masalah tertentu. Sistem akan mengidentifikasi masalah kemudian mengelompokkannya menjadi kasus­ kasus sehingga staf dapat dengan cepat menangani keluhan sekaligus.

Sentralisasi informasi

Sistem ticketing akan menyimpan tiket permasalahan ke dalam satu perangkatlunak sehingga staff dapat mencari permasalahan-permasalahan yang terdahulu. Dengan disimpannya tiket Lama. staf dapat memakai dan merujuk tiket untuk kasus yang akan datang nanti. Hal ini tidak hanya membantu analitik Layanan pelanggan, namun membantu staff untuk mencari solusi Lebih cepat untuk menyelesaikan sebuah kasus di masa depan jika ada kasus yang telah diselesaikan sebelumnya.

Komunikasi

Omnichannel memungkinkan para customer mengakseslayanan pelanggan dengan berbagai channel komunikasi yang berbeda. Apabila perusahaan Anda menggunakan omnichannel, staf dapat menggabungkan komunikasi para pelanggan ke dalam satu utas ji ka menggunakan sistem ticketing. Jadi, semua komunikasi akan pindah ke dalam satu saluran individu dengan adanya sistem.Apabi a pelanggan melakukan komunikasi dengan platform yang berbeda-beda, permasalahan yang diajukan akan tetap tercatat di ternpat yang sama. Data tetap tergabung dalam satulayanan
sehingga perusahaan tidak akan kehi angan detailpenting.

Aksesibilitas

Aclanya sistem pelanggan membantu memudahkan pelanggan dan customer sup·port berkomunikasi satu samalain, kini tidak adalagi komunikasi terbatas pada satulokasi bersama. Pelanggan dapat mengakses tiket melaLui emailmereka dan mengirim pertanyaan Langsung ke customer service yang menangani kasus mereka. Dengan ini, akan meningkatkain kepuasan para pelanggan karena perusahaan telah mendengar
keluh kesah pelanggan.

Tel<anan pada customer service perusahaan untuk menye esaikan kasus dengan cepat akan berkurang dengan faktor aksesibi itas ini. Pelanggan tidak memiliki akses ke alamat emailpribadi perusahaan sehingga sistem dapat bekerja dengan sendirinya untuk menerima dan merespon pesan customer. Kini, perusahaan tidak perlu resah Lagi karena adanya customer ya ng tidak sabaran ingin segera ditanggapi.

Cara Kerja Ticketing System dalam Customer Ser vice

Setelah mengetahui manfaat dari sistem ticketing, Anda mungkin penasaran bagaimana cara kerja dari sistem ini untuk menye esaikan berbagai macam kasus yang masuk pada perusahaan.Berikut kami bantru jelaskan cara kerja ticketing system untuk menambah pemahaman Anda tentang sistem ini.

Mengubah pesan menjadi tiket

Berbagai macam pesan yang pelanggan kirim dapat berupa permintaan layanan, keluhan, pertanyaan, dan masih banyaklagi. Pe anggan dapat mengirimkan pesannya melalui berbagai macam platform seperti Whatsapp, Emai , Twitter danlain-lain.
Pesan-pesan yang akan tersimpan ke dalam aplikasi ticketing. Setelah itu, aplikasi
akan mengubah pesannya menjadi sebuah tiket yang Langsung masuk ke dalam sistem. Tiket yang baru masuk akan otomatis masuk ke dalam ‘new ticket’ sehingga memungkinkan tim untuk menanganitiket yang masuk Lebih cepat.

Mengatur agen yang menangani tiket

Dalam mengirimkan pesan, pelanggan mempunya i kebutuhan yang berbeda-beda. Kebutuhan tersebut harus tertangani sesuai dengan ahlinya. Jika ‘agen’ yang bertugas tidak menguasai permasalahannya, tim dapat meneruskan tiket nya kepada agen yang Lebih ahLi tanpa harus membuat tiket yang baru. Dengan ini, proses yang terjadidapat terlihat oleh seluruh agen yang terlibat dalam penalamanganan kasus tersebut, tentunya juga Anda tidak akan kehilangan update mengenai tiket tersebut.

Menetapkan prioritas ticketing

Setuap permasalahan yang masuk memiliki kepentingan dan urgensi yang berbeda­ beda. Tim harus mengetahui dan m1emprioritaskan tiket sebelum menangani sebua h kasus. Dengan menetapkan prioritas tiket, agen dapat menyelesa ikan tiket yang mempunyai permasalahan Lebih pernting. Penggunaan waktu menjadi Lebih efisien dengan sistem ini.

Menentukan perincian tiket

Bagi para customer service yang menangani pelanggan, penting untuk mengetahui apa saja kasus-kasus yang telah ditangani maupun yang masih aktif. Oleh karena itu, sistem ticketing membantu Anda untuk mengetahui status tiket yang masih aktif, sudah selesai, ditunda, menunggu tanggapan atau sudah selesa i. lni akan mempermudah melacak tiket mana yang harus kita tangani selanjutnya. Tidak hanya status, perincian tiket seperti tipe tilket. sumber tiket, kategori, departemen yang menangani dan Lain-Lainnya juga dapat Anda Lihat dengan Software Helpdesk dan Ticketing.

Kolaborasi tim di dalam tiket

Jika pada sebuah tiket membutuhkan beberapa agen untuk menangani kasus, Anda dapat melakukan sebuah kolaborasi tim. Sistem dapat memfasilitasi kolaborasi tim agar dapat melakukan diskusi pada tiket yang sama. Dengan sistem ini, agen yang menangani tidak akan ketinggalan informasi dan mempermudah pelacakan tiket.

Tips Menangani Ticketing Agar Konsumen Puas

Menangani ticketing memang bukan ah suatu hal yang mudah, walau kelihatannya mudah. Akan terus menerus ada tiket yang masuk dan dalam antrean. Jangan sampai antrean tiket membludak dan klien memarahi Anda karena menganggap pelayanan tidak memuaskan. Berikut adalah tips yang dapat Andalakukan untuk menangani ticketing.

Respon tiket yang masuk dengan cepat

Usahakan merespon pelanggan tidak Lebih dari 30 menit. Bahkan ketika Anda belum menemukan solusi yang tepat untuk permasalahannya, konsumen akan tenang karena merasa kita bertanggung jawab atas permasalahannya. Anda juga akan menghadapi klien dengan berbagai masalahnya . Respon yang cepat dari CS akan membuat
pelanggan merasa masalah mereka akan segera teratasi.

Jangan melempar tiket ke antar departemen

Saat tiket rnasuk, tiket akan dioper ke bagian tirn teknis untuk mernperbaiki atau memberikan solusi. Setelah tiket sampai ke technical team, mereka akan mengembalikan tiket untuk meminta informasi Lebih Lanjut mengenai kasus yang
terjadi. Semua ini terjadi ketika pelanggan sedang menunggu solusi dari tim CS. Untuk hasilyang Lebih maksimal,jangan melemparkan tiket ke antar departemen seakan­ akan memperlakukannya seperti bola ping-pong.

Masalah seperti ini akan Lebih baik jika Anda bekerja sebagai tim yang saling membantu. Jika technical team memerlukan informasi Lebih Lanjut untuk

···- ···- -···–·-···-· — -·····- – – — -··· ···- ···-· – -··-······-····–· – – -··· –· ·,J – – -··- -··

menyelesaikan kasus, stat pendukung harus segera bertanyalangsung agar tidak membuang waktu. Pastikan bahwa Anda hanya perlu menugaskan pemberian tiket satu kali saja dan bisa segera memberi solusi ke pelanggan tanpa perlu dioper ke sana-s1n1.

Senantiasa memperhatikan status tiket

Tidak jarang terjadi kehilangan tiket pada konsumen atau pelanggan tidak mendapatkan status tiketnya dengan jelas. Apabila Anda menggunakan alamat yang salah, tiket tidak akan sampai ke pelangga n dengan tepat. Gunakan status tertunda pada tiket pelanggan yang memerlukan data lebihlanjut atau masih menunggu jawaban.

Respon pelanggan dengan solusi yang mudah

Semakin solusi yang Anda berikan mudah untuk dipahami, ebih cepat pula masalah akan terselesaikan.Saat membalas keluhan dari pelanggan, garis bawahi apa yang harus Andalakukan selanjutnya untuk memecahkan masalah tersebut. Tidak ada yang

suka untuk membaca banyak teks yang memenuhi halaman untuk mendapatkan sebuah jawaban. Jadi, buat pemecahan masalah Anda sesimpel mungkin.

Tangani permasalahan yang lebih dulu

Untuk mengatasi permasalahan pada pelanggan. sebaiknya Anda mengutamakan kasus yang paling Lama. Hal tersebut karena pelanggan tersebut adalah pelanggan yang telah menunggu paling Lama. Bukan menjadi sebuah masalah apabila Anda dapat menyelesaikan beberapa masalah dalam waktu satu jam ji ka ada pelanggan yang harus menunggu berminggu-minggu hanya untuk mendapatkan sebuah jawaban.

Periksa tiket baru dengan teratur

Biasakan untuk memeriksa helpdesk Anda secara teratur untuk mengecek masalah terbaru. Biasanya pemberitahuan muncul melalui emailmengenai kasus baru yang harus Anda selesaikan. Anda juga perlu memeriksa bagian spam emaildari waktu ke waktu.

Jangan tinggalkan kasus yang belum selesai

Pastikan Anda memberi tahu pelanggan bahwa masalah mereka telah terpecahkan. Pastikan juga mereka dapat menggunakananlayanan Anda secara normal. Apabila khususnya sedikit rumit dan memerlukan waktu untuk penanganannya, pastikan Anda memberitahukan pada pelanggan sehingga pe anggan mendapatkan kepastian bahwa kasus mereka sedang ditangani.